지난주에는 "돈" 이라고 하는 가장 기본적인 프로젝트의 성공 척도에 대해 나눴습니다.
이번에는 "진척관리"라고 하는 부분에 대해 간단하게 설명해드리도록 하겠습니다.
프로젝트의 진척관리 또는 진도관리의 가장 기본적인 목적이 무엇일까요?
한마디로 얘기하면 "프로젝트가 지금 현재 어디쯤에 와 있는가?" 를 수치화해서
나타낼 수 있도록 하는 것입니다.
꼭 프로젝트로 한정 지을 필요는 없습니다.
사실 어떤 업무를 수행하던지 간에 다음과 같은 과정을 거쳐
업무를 수행하는 것은 매우 기본적인 것이니까요.
(기본적이라고 해서 모든 사람들이 이렇게 하고 있다는 것은 아닙니다.
사실 "기본"이라는 말에는" 당연히 지켜야 하지만 정작 지키기는 어렵다" 라는
의미가 내포되어 있으니 말입니다).
1. 일정계획을 포함하는 실행 계획을 수립
2. 정기적으로 그 기간 동안의 실적은 어느 정도인지 산출
3. 계획과 실적의 Gap을 산정
4. 계획보다 실적이 뒤쳐져 있다면 그 이유는 무엇인지 분석 (Gap 분석)
5. 뒤쳐진 실적을 만회하기 위해 어떤 활동들을 추가적으로 해야 하는가를 정의하고 실행
프로젝트의 성공을 측정하는 가장 기본적인 3가지 요소 중 하나에
"정해진 시간 내에" 가 있었던 것을 다들 기억하실 겁니다.
프로젝트는 한시적이라는 특징을 가지고 있습니다.
그 정해진 시간 내에 고객사의 요구사항을 모두 달성하기 위해서
어떤 활동들을 해야 하는지를 정의하는
가장 기본적인 방법으로 사용하는 것이 WBS입니다.
IT업계에서 일하면서 WBS를 작성해보지 않으신 분은 아마 없을 것입니다.
일반적으로 프로젝트에서 WBS는 다음과 같은 항목들을 포함합니다.
단계, 프로세스, 활동, 작업, 계획일정(시작일, 종료일),
담당자, 산출물(또는 형상코드), 가중치, 기타 등등....
프로젝트 수주를 위한 제안 단계에서
일반적으로 러프한 버전의 WBS를 작성하게 되고,
프로젝트 초반인 착수 단계 및 분석단계 초기에
프로젝트 관리자와 각 단위시스템 또는 담당 업무 모듈별 리더(PL)가
이를 정제해서 WBS 초안을 작성하게 됩니다.
그리고 이를 이용해서 프로젝트 진척 관리 업무를 수행하는 것이 일반적입니다.
그리고 여러 가지 사정에 의해 계획이 변경될 때는
고객사의 승인을 득하는 것이 기본입니다.
계획이 변경된다는 것은 계획된 진척목표가 모두 변경된다는 의미이기 때문에
현재까지 관리되던 진척 수치가 변경됩니다.
이에 대해 고객사의 승인을 득하지 않고
WBS를 변경하게 된다는 것은 상당히 Risk가 큽니다.
(추후 얘기할 감리에서도 100% 지적 사항으로 올라오게 될 것입니다).
프로젝트 관리자는 정기적으로(일반적으로 매 주)
그 기간에 완료하기로 계획된 활동들이 완료되고,
작성해야 할 산출물이 완성되었는지를 WBS를 이용해서 체크합니다.
그리고 해당 활동에 배분된 가중치 값을 이용하여 현재의 진척을 산정합니다.
프로젝트 정기보고는 일반적으로 주간업무보고를
기본으로 하는 경우가 거의 대부분이고,
이는 매 주마다 진척의 변화를 감지하는 것입니다.
간략하게 예를 들어보겠습니다.
통합검색 시스템과 데이터관리 시스템의 2개의 서브시스템을 구축하는
프로젝트가 있다고 가정하겠습니다. 업무의 가중치는 통합검색이 70%이고
데이터관리 시스템이 30%로 잡았습니다.
그리고 각 단계별 가중치는 다음 표와 같이 계획을 수립하였습니다.
|
착수 |
분석 |
설계 |
구현 |
시험 |
이행 및 종료 |
|
5% |
10% |
20% |
35% |
20% |
10% |
통합검색 시스템의 각 단계 중 분석 단계의 WBS를 다음과 같이 수립하였습니다.
(착수 단계는 2개 서브시스템 모두 완료한 상태라고 가정하겠습니다).
|
서브시스템명 |
서브시스템 코드 |
단계 |
단계 코드 |
단계가중치 |
|
통합검색 |
TS |
분석 |
A |
10% |
|
활동 |
활동코드 |
산출물 |
활동 가중치 |
산출물 코드 |
상세작업 (Task) |
계획 시작일 |
계획 종료일 |
Task 가중치 |
|
요구사항 정의서 작성 |
CR |
요구 사항 정의서 |
40% |
CR- RD01 |
인터뷰 대상자 선정 |
|
|
25% |
|
인터뷰 일정 수립 |
|
|
30% | |||||
|
요구사항 정의서 작성 |
|
|
45% | |||||
|
인터 페이스 목록 작성 |
IL |
인터 페이스 목록 |
45% |
II01 |
AS-IS 인터페이스 명세서 분석 |
|
|
35% |
|
To-Be 목록 작성 |
|
|
45% | |||||
|
목록 통합 정리 |
|
|
20% | |||||
|
프로세스 엔티티 매트릭스 작성 |
PE |
프로 세스 엔티티 매트 릭스 |
15% |
PE-MA01 |
프로세스 엔티티 매트릭스 작성 |
|
|
100% |
위 예제에서 코드 부분은 일반적으로 분석단계 초기에
형상관리 계획서를 작성할 때 모든 활동 및 산출물 각각에 대해 코드를 부여하고
이를 사용하여 추적표 작성에 주로 쓰여집니다.
그 내용은 다음 기회에 설명하기로 하겠습니다.
일반적으로 고객과의 정기보고는 주간보고를 수행하는 것이 일반적입니다.
따라서 WBS도 주간 단위로 주로 활동을 끊어서 작성하게 됩니다.
이 예제에서는 매주 월요일에 고객에게 주간보고를 하는 것으로 가정했습니다.
그러면 매주 금요일 오후에는 프로젝트 팀 내부에서 주간보고를 작성하면서
진척 상황도 점검을 하게 됩니다.
현재 시점이 8/17(금) 이라고 가정하고 통합검색 파트의 리더로부터
금주까지 계획된 작업은 모두 완료되었다고 보고되었다면,
현재 프로젝트의 진척도는 다음과 같습니다.
(계산의 용이함을 위해 데이터관리시스템 구축 파트는 현재 분석단계 진척이
0%라고 가정합니다.)
진척 = 5% (착수단계 가중치) + 10% (분석단계 가중치) *
[ 40% ( CR활동 가중치) * {25% + 30% + 45%} + 45% ( IL:활동 가중치) *
35% ( IL-II01 상세작업 가중치) ] * 70% (통합검색 시스템 가중치)
= 0.05 + 0.1 * (0.4 + 0.45*0.35) * 0.7 = 8.9025%
즉 전체 프로젝트에서 8.9025%의 업무가 완료된 것입니다.
이런 형태의 진척은 언제든지 고객 또는 PM이 원하면 바로 집계할 수 있는 형태로
WBS가 작성 및 유지되어야 합니다. 그리고 매주 주간보고의 근거자료로서
데이터의 히스토리를 유지하고 있어야 합니다.
보통 WBS를 작성하면 기준일까지의 계획진척율이 산정되어 나오도록
작성하는 것은 기본이며, 이 예제에서 설명한 경우는
계획진척율과 실적진척율이 일치하는 경우인 것입니다.
위 예제에서 “As-Is 인터페이스 명세서 분석”을 전혀 수행하지 못했다고 가정해봅시다.
그러면 진척은 다음과 같을 것입니다.
진척 = 5% (착수단계 가중치) + 10% (분석단계 가중치) *
[ 40% ( CR활동 가중치) * {25% + 30% + 45%} ] * 70% *
(통합검색 시스템 가중치) = 0.078 = 7.8%
이 경우 8/17까지의 계획진척율은 8.9025% 인데 실제 진척은 7.8% 이면
1.1025%만큼 진척이 늦어지고 있는 것이고,
계획 대비 실적을 보면 7.8/8.9025 = 0.87615.. = 87.62% 이므로
계획대비 작업을 87%밖에 못한 것입니다.
이 정도면 상당히 진척이 늦어지고 있는 것입니다.
그렇게 되면 어떤 활동들을 추가적으로 수행해야 할지에 대한
계획(ex. 금주 토/일에 주말 근무 및 야근을 해서 차주까지는 뒤쳐진 진척을 따라잡겠다)을
고객사에 제시해야 하는 상황인 것이죠. 물론 그 다음주에 고객사 담당자는 프로젝트 팀에서
전주에 제시했던 보완 계획이 완료되었는지를 필히 확인할 것입니다.
수립된 일정/진척 계획에서 기준일까지의 활동들이 완료되고,
산출물이 작성되어졌는가 하는 것은 위와 같은 방식으로 지속적으로
모니터링 되어져야 합니다. 실제로 프로젝트 규모가 커지고 활동이 많아지거나
하면 위 예제에서 작성한 것보다 훨씬 더 복잡한 항목들을 포함하는 일정계획이
수립되게 되고 관리하기도 까다로워 집니다.
본인이 프로젝트 관리자라면 한번 생각해봅시다.
내가 관리하고 있는 프로젝트는 전체에서
어느 지점에 있는 것인지 바로 산정해 낼 수 있는가?
이것조차 안 된다면 그 프로젝트는 관리되고 있다고
얘기할 거리도 안 되는 것입니다.
처음에 말했다시피 진척관리는 프로젝트 관리의 기본 중에 기본이기 때문입니다.
다음 번에는 프로젝트 관리자에게
가장 중요한 커뮤니케이션에 대해 이야기해보도록 하겠습니다.
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